コンサル会社への依頼で取れるISO9001|頼れるSIEMツール

情報の一元管理ができる

ノートパソコン

多くの企業では、紙を使用した文書から電子文書への移行を行なっているものです。紙を使った昔ながらの文書管理では、紙自体の劣化や瑕疵により、大事な情報が失われてしまうリスクがあります。電子文書であれば、サーバーに情報が保管されている限り、いつでも情報を呼び出すことができます。文書管理ソフトの提供を行なう会社では、必要な書類を全て丁寧にスキャンし、文書の電子化を行なってくれます。サーバー内で安全に確保できるため、状態劣化の心配もなく長期保管ができるのです。さらに、文書管理ソフトのシステムを活用すれば、資料の共有化も行なうことができます。紙媒体の資料を用いる場合、業務に使用する度に資料室を往復しなければなりません。時にはコピーを取る手間も掛かるため、効率のよい方法とはいえないでしょう。文書管理ソフトを利用すれば、サーバーにアクセスするだけで個人ごとのパソコンから情報を呼び出せるので、時間の節約と同時にコピーによって掛かるコストも削減できるでしょう。

文書に記載された情報の保管だけではなく、必要に応じての一元管理ができるのも、文書管理ソフトの強みとなります。業務内容の変更や、会社の別支店へと異動する場合に問題となるのが、業務ごとのマニュアル規定です。業務内容が変更された場合、過去作成されたマニュアルは参考とならないので、新入社員育成を行なう際あんどに問題となります。また、別支店へと異動となると、支店の責任者ごとに規定しているマニュアル内容が異なる場合もあるため、注意が必要となります。文書管理ソフトでは、保管しているマニュアル情報を随時変更することができます。業務変更による内容の一部書き換えを行なえるほか、マニュアルを以前の支店のフォーマットに戻すこともできるので、臨機応変な情報管理ができるようになります。